Saisonale Geschäftsplanung Restaurant: Warum 90 Tage Vorsprung über dein ganzes Jahr entscheiden

• Warum reaktive Planung dich jedes Jahr tausende Euro kostet – und wie du das durchbrichst
• Das 90-Tage-Vorausplanungsprinzip: 3 × 30 Tage, die dein ganzes Jahr verändern
• Dein 12-Monats-Strategiekalender – nicht was du TUST, sondern wann du PLANST
• Die 3-Szenarien-Methode (Best Case, Base Case, Worst Case) die kein Gastronom nutzt, aber jeder braucht
• Die Cashflow-Puffer-Rechnung, die dir sagt, wie viel Reserve du wirklich brauchst
• Die Kampagnen-Start-Checkliste: 90-60-30-7 Tage vor jedem Anlass

Key-Takeaways

Warum reaktive Restaurants Geld verlieren

12.300 Restaurants haben 2025 für immer geschlossen. 2.905 davon insolvenzbedingt, der Rest still und leise. Das sechste Verlustjahr in Folge für die deutsche Gastronomie – reale Umsätze immer noch 14,8 % unter dem Vorkrisenniveau von 2019.

Und die Gäste? Rund zwei Drittel aller Deutschen sind bereit, bei Restaurantbesuchen ZUERST zu sparen, wenn das Budget knapp wird. 55 % sparen 2026 aktiv bei Gastronomie-Ausgaben. Dein Restaurant steht nicht auf der Prioritätenliste deiner Gäste – es steht auf der Streichliste.

Das ist die Realität. Nicht um dich zu demotivieren, sondern damit du verstehst: In diesem Markt überlebt nicht das Restaurant mit dem besten Essen. Es überlebt das Restaurant mit dem besten Plan.

Und genau hier liegt das Problem.

Die meisten Gastronomen planen nicht. Sie reagieren.

Im November merken sie, dass die Firmenweihnachtsfeiern ausbleiben. Im Januar schauen sie auf leere Tische und starten Panik-Rabatte. Im März hoffen sie auf Ostern. Im Juli auf den Sommer. Im September auf „wird schon“.

Ich habe das in 25 Jahren mit hunderten Gastronomen erlebt. Immer dasselbe Muster: ein gutes Quartal, dann ein schlechtes, dann Panik, dann eine hastige Aktion, dann wieder Hoffnung. Ein Kreislauf, der niemals aufhört – es sei denn, du durchbrichst ihn.

Es ist nicht deine Schuld. In keiner Kochausbildung, keinem Hotelfach-Studium und keinem DEHOGA-Seminar lernt man saisonale Vorausplanung. Man lernt Mise en Place für die Küche – aber nicht für das Geschäft.

Dein Essen IST gut. Dein Team gibt alles. Aber ohne Plan bist du dem Kalender ausgeliefert, statt andersherum.

Der Unterschied? Gastronomen, die ich begleite und die vorausplanen, wissen im August schon, was im Januar passiert. Sie haben drei Szenarien. Sie haben einen Cashflow-Puffer. Und sie starten ihre Kampagnen 90 Tage bevor der Anlass kommt – nicht 90 Stunden.

Das ist der Unterschied zwischen einem L.E.E.R.-Betrieb (Lästig, Erschöpfend, Einsam, Riskant) und einem V.O.L.L.-Betrieb (Verlässlich, Organisiert, Lukrativ, Lebenswert).

Und er beginnt mit einem einzigen Prinzip.

Das 90-Tage-Vorausplanungsprinzip

Jede erfolgreiche Aktion in deinem Restaurant braucht 90 Tage Vorlauf.

Nicht 90 Tage Arbeit. 90 Tage Prozess.

30 Tage Konzeption. 30 Tage Vorbereitung. 30 Tage aktive Bewerbung.

Lass mich das aufbrechen.

Phase 1: Konzeption (Tag 1–30)

Was genau willst du machen? Für wen? Welches Angebot? Welcher Preis? Welches Ziel?

Die meisten Gastronomen überspringen diese Phase komplett. „Wir machen halt was zu Weihnachten“ ist kein Plan. Es ist ein Wunsch.

Konzeption bedeutet: Du definierst den Anlass, die Zielgruppe, das konkrete Angebot, den erwarteten Umsatz und den Kanal, über den du die Aktion bewirbst. In 30 Tagen steht das Konzept – auf Papier, nicht im Kopf.

Phase 2: Vorbereitung (Tag 31–60)

Material erstellen. Team briefen. Einkauf planen. Partner ansprechen.

Wenn du im Dezember Firmenweihnachtsfeiern willst, brauchst du im Oktober das Feier-Menü, die Preisliste, die Raumdeko-Optionen und die Kontaktliste der Firmen in deiner Umgebung. Du brauchst ein Anschreiben, das sich von den 50 anderen Restaurants unterscheidet, die auch Firmen anschreiben – nur dass die anderen es erst im November tun.

Phase 3: Aktive Bewerbung (Tag 61–90)

Jetzt gehst du raus. Briefe versenden. Social-Media-Posts starten. Gästedatenbank anschreiben. Flyer verteilen. Partner aktivieren.

30 Tage aktive Bewerbung bedeutet: Deine Zielgruppe sieht dein Angebot nicht einmal, sondern 4–5 Mal über verschiedene Kanäle. Die Forschung zeigt: 7–12 Kontakte braucht es im Durchschnitt, bevor ein Mensch handelt. In 7 Tagen Kurzfrist-Bewerbung schaffst du 1–2 Kontakte. In 30 Tagen schaffst du die kritische Masse.

Warum 90 Tage kein Luxus sind, sondern Minimum

Ein Klient von mir – Restaurant in Regensburg, außerhalb des Stadtkerns – hat seine Firmenfeier-Offensive im September gestartet. Nicht im November, wenn die meisten Gastronomen erst aufwachen.

Das Ergebnis: 53 Firmenweihnachtsfeiern. Die Werbekosten pro gesicherte Feier? 20,37 EUR.

53 Firmenweihnachtsfeiern. Während die Restaurants in der Nachbarschaft im November hektisch Briefe verschickten und sich über ausbleibende Anfragen wunderten, waren bei meinem Klienten die Dezember-Wochenenden bereits ausgebucht.

Der Unterschied war nicht das Angebot. Nicht die Lage. Nicht der Preis. Der Unterschied war: 90 Tage Vorsprung.

Und genau dieses Prinzip funktioniert für jeden saisonalen Anlass. Valentinstag? Planung startet Ende November. Ostern? Planung startet im Januar. Muttertag? Planung startet im Februar. Firmenweihnachtsfeiern? Planung startet im September.

Was genau in jeder dieser 3 Phasen passiert – die konkreten Aufgaben, die Reihenfolge, die Werkzeuge – hängt vom Anlass, deinem Konzept und deiner Gästestruktur ab. Diese Detailplanung erarbeite ich regelmäßig mit Klienten, weil die Reihenfolge der Schritte über Erfolg und Misserfolg entscheidet. Was ich dir hier geben kann, ist das Prinzip – und das allein ist schon mehr als 95 % deiner Mitbewerber haben.

Dein 12-Monats-Strategiekalender: Nicht WAS du tust, sondern WANN du planst

Hier ist die zentrale Unterscheidung zu einem normalen Marketing-Kalender: Ein Marketing-Kalender sagt dir, was im März passiert. Ein Strategiekalender sagt dir, was du im Dezember vorbereiten musst, damit der März funktioniert.

Du suchst konkrete Aktionsideen für jeden Monat? Dann lies das Marketing-Jahresrad. In diesem Abschnitt geht es um etwas anderes: Nicht WAS du tun kannst – sondern WANN du anfangen musst, es vorzubereiten.

Januar: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Der schwächste Monat für die meisten Restaurants. 25–40 % unter dem Jahresdurchschnitt. Neujahrsvorsätze, leere Geldbeutel nach Weihnachten, Kälte. Die Gäste bleiben zu Hause.

Aber: Deine Januar-Rettungskampagne läuft bereits – weil du sie im Oktober geplant hast.

Ein Klient von mir hat mit einer einzigen Kampagne seinen Januar-Umsatz von 18.000 EUR auf 55.000 EUR gesteigert. Nicht weil im Januar plötzlich eine geniale Idee kam. Sondern weil im November bereits alles vorbereitet war – die Aktion, die Materialien, die Gästedatenbank-Ansprache. Im Januar musste nur noch ausgeführt werden.

Wie genau diese Januar-Rettungskampagne funktioniert und welche Mechanismen dahinterstehen, ist einer der Hebel, die ich mit Klienten individuell erarbeite – weil Timing und Formulierung den Unterschied zwischen 5 % und 40 % Einlösequote machen.

Was du jetzt planst (für April): Osteraktionen und Frühlings-Kampagnen. Konzeption startet jetzt, damit du Ende März bereit bist. Lies dazu den detaillierten Leitfaden zu Ostern im Restaurant.

Was du außerdem planst: Strategien gegen die Nebensaison – nicht als Reaktion, sondern als System.

Februar: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Valentinstag – einer der umsatzstärksten Einzeltage im Jahr, wenn du ihn richtig angehst. Karneval in bestimmten Regionen. Winterende in Sicht.

Deine Valentinstag-Kampagne läuft seit Ende November. Die Reservierungen kommen rein, weil du nicht am 10. Februar ein Instagram-Posting gemacht hast, sondern seit 8 Wochen aktiv wirbst.

Was du jetzt planst (für Mai): Muttertag und Vatertag. Beide fallen in den Mai, beide brauchen Vorlauf. Konzeption startet jetzt.

März: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Frühlingsbeginn. Die Terrasse wird vorbereitet. Ostern fällt oft in den März oder April.

Was du jetzt planst (für Juni): Sommer-Aktionen. Terrassen-Saison. Eventplanung für Firmen-Sommerfeste. Die meisten Gastronomen denken erst im Mai an den Sommer. Du bist ihnen 90 Tage voraus.

April: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Ostern – Brunch, Familienessen, Feiertags-Menüs. Frühlingsgefühle.

Deine Osteraktionen laufen – geplant seit Januar. Hier findest du die Detailstrategien für Ostern.

Was du jetzt planst (für Juli): Hochsaison. Sommer-Events. Grillen. Terrasse maximieren. Was passiert, wenn es regnet? (Worst-Case-Szenario – dazu gleich mehr.)

Mai: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Muttertag – der zweitstärkste Reservierungstag nach Valentinstag. Vatertag – Gruppenessen, Ausflüge, Bier-Events. Feiertage. Die Saison beginnt.

Was du jetzt planst (für August): Hochsommer. Aber vor allem: Die Vorbereitung für September/Oktober beginnt. Denn September ist der wichtigste Planungsmonat des ganzen Jahres.

Juni: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Sommer-Hochsaison startet. Terrasse, lange Abende, Touristen. Sommer-Aktionen für die Terrasse laufen.

Was du jetzt planst (für September): Die Firmenfeier-Offensive. Oktoberfest-Marketing. Herbst-Events. Das sind die Monate, die über dein Q4 und damit über deinen Dezember-Umsatz entscheiden.

Juli: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Hochsommer. Standortabhängig: Terrassen-Boom oder Innenstadt-Loch (wenn alle im Urlaub sind). Tourismus-Geschäft.

Was du jetzt planst (für Oktober): Oktoberfest-Marketing – auch wenn du kein bayerisches Restaurant hast. Der „Oktoberfest-Effekt“ zieht bundesweit: Firmenfeiern, Gruppenbuchungen, Motto-Abende.

August: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Spätsommer. Ferien. Ruhige Phase in manchen Regionen.

Was du jetzt planst (für November/Dezember): Firmenweihnachtsfeiern. Weihnachtsmenüs. Silvester. Die 3 umsatzstärksten Monate des Jahres brauchen JETZT deine Aufmerksamkeit.

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Wer im August anfängt, Firmenweihnachtsfeiern zu planen, hat im Dezember 53 Buchungen. Wer im November anfängt, bekommt die Reste.

September: Der wichtigste Planungsmonat des Jahres

Was stattfindet: Herbstbeginn. Oktoberfest (regional). Die Saison dreht.

Warum September alles entscheidet: In September, Oktober und November stellst du die Weichen für dein gesamtes viertes Quartal UND dein erstes Quartal des nächsten Jahres. Firmenweihnachtsfeiern werden jetzt akquiriert. Weihnachtsmenüs werden jetzt geplant. Januar-Rettungskampagnen werden jetzt konzipiert.

Die meisten Gastronomen verschlafen diese Phase. Sie genießen den Herbst, freuen sich über die vollen Tische im Oktober und merken erst im November, dass Dezember kommt.

Was du jetzt planst (für Dezember/Januar): Silvester-Menü. Januar-Kampagne. Neujahrsaktionen. Wenn du das erst im November machst, hast du 60 Tage zu spät angefangen.

Oktober: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Oktoberfest-Aktionen laufen. Herbst-Menüs. Die Stadt füllt sich wieder nach dem Sommer.

Was du jetzt planst (für Januar/Februar): Januar-Rettungskampagne. Valentinstag. Das klingt absurd – Valentinstag im Oktober planen? Ja. Weil du im Februar nicht planst, sondern ausführst.

November: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Vorweihnachtszeit. Die ersten Firmenfeiern. Martinsgans. Adventsbrunch.

Alles was jetzt stattfindet, wurde im August geplant. Du erntest jetzt, was du vor 90 Tagen gesät hast.

Was du jetzt planst (für Februar/März): Valentinstag-Konzeption abschließen. Fasching/Karneval (regional). Frühlings-Offensive.

Dezember: Stattfinden + Planen

Was stattfindet: Der umsatzstärkste Monat. Firmenfeiern, Weihnachtsmenüs, Silvester. Jeder Tisch zählt.

Alles was jetzt stattfindet, wurde 90 Tage vorher geplant. Dein Dezember ist nicht stressig – er ist vorbereitet. Der Unterschied zu deinen Mitbewerbern, die hektisch letzte Reservierungen zusammenkratzen, ist spürbar.

Was du jetzt planst (für März/April): Ostern. Frühlings-Kampagnen. Außerdem: Jahresrückblick erstellen. Was hat funktioniert? Was nicht? Diese Analyse wird zum Fundament deiner 12-Monats-Planung für das nächste Jahr.

Das Muster dahinter

Hast du es gesehen? In jedem einzelnen Monat passieren zwei Dinge gleichzeitig: Du FÜHRST AUS, was du vor 90 Tagen geplant hast. Und du PLANST, was in 90 Tagen stattfinden wird.

Das ist das Geheimnis organisierter Gastronomen. Sie leben nie in einem Monat. Sie leben immer in zwei: dem aktuellen und dem in 90 Tagen.

Welche der 13 V.O.L.L.-Rezepte zu welcher Saison gehören – und in welcher Reihenfolge du sie über das Jahr verteilt aktivierst – ist eine der Stellschrauben, die über die Effektivität deiner gesamten Jahresplanung entscheidet. Das erarbeite ich individuell mit Klienten, weil die richtige Kombination von Konzept, Standort und Zielgruppe abhängt.

3 Planungsszenarien: Best Case, Base Case, Worst Case

Jeder CFO in der Industrie plant mit drei Szenarien. Kein einziger Gastronom, den ich kenne, tut es.

Das wird sich nach diesem Abschnitt ändern.

Warum ein Plan nicht reicht

Ein Plan sagt: „Im Dezember machen wir 120.000 EUR.“ Das ist kein Plan. Das ist eine Hoffnung mit Zahl.

Ein Plan mit drei Szenarien sagt:

• Best Case: 140.000 EUR (alle Firmenfeiern kommen, Silvester ist ausgebucht, Wetter spielt mit)
• Base Case: 110.000 EUR (solider Dezember, einige Firmenfeiern, gute Auslastung)
• Worst Case: 75.000 EUR (Absagen, Wirtschaftsflaute, Koch kündigt im November)

Der Unterschied? Beim Einzel-Plan panickst du, wenn der Dezember bei 80.000 EUR liegt. Beim 3-Szenarien-Plan hast du schon im September definiert, was du bei 80.000 EUR tust. Du hast Sofortmaßnahmen vorbereitet. Du hast einen Cashflow-Puffer. Du reagierst nicht – du führst Plan B aus.

Die Methode: So erstellst du deine 3 Szenarien

Nehmen wir ein Stadtrestaurant mit 80.000 EUR durchschnittlichem Monatsumsatz als Beispiel.

Schritt 1: Monatliche Umsatz-Historie analysieren

Schau dir die letzten 2–3 Jahre an. Welcher Monat war der stärkste? Welcher der schwächste? Wie groß ist die Schwankung?

Typisches Muster für ein Stadtrestaurant:

• Januar/Februar: 50.000–60.000 EUR (25–35 % unter Durchschnitt)
• März–Mai: 75.000–90.000 EUR (Frühling, Feiertage, Aufholpotenzial)
• Juni–August: 70.000–100.000 EUR (stark standortabhängig)
• September–November: 85.000–110.000 EUR (Hochsaison: Firmenfeiern, Vorweihnacht)
• Dezember: 100.000–130.000 EUR (stärkster Monat)

Schritt 2: Drei Szenarien für jeden Monat definieren

Beispiel Januar:

Schritt 3: Maßnahmen für jedes Szenario vordefinieren

Hier wird es entscheidend. Beim Base Case führst du deinen normalen Plan aus. Beim Best Case sicherst du den Überschuss (Rücklagen bilden, Team belohnen, in den nächsten Monat investieren). Beim Worst Case aktivierst du Sofortmaßnahmen.

Was du im Worst Case tust

Die Worst-Case-Maßnahmen definierst du BEVOR der Worst Case eintritt. Nicht wenn er da ist.

Grundlegende Sofortmaßnahmen, die jedes Restaurant vorbereitet haben sollte:

1. Gästedatenbank-Offensive: Sofortiger Versand an alle Kontakte mit einem Spezialangebot. Hast du keine Gästedatenbank? Dann ist das dein erstes Problem – nicht die Saison. So baust du eine Gästedatenbank auf.
2. Kosten prüfen: Welche variablen Kosten kannst du sofort reduzieren? Bestellmengen anpassen, Speisekarte verschlanken, Öffnungszeiten an Auslastung anpassen.
3. Team-Stunden neu verteilen: Weniger Service, mehr Marketing-Aktionen. Dein Team sitzt nicht herum – es verteilt Flyer, pflegt Social Media, kontaktiert lokale Partner.
4. Aktivierungs-Kampagne starten: Die Vermiss-dich-Kampagne für inaktive Gäste. Meine Coaching-Klienten erzielen allein mit reaktivierten Kontakten regelmäßig fünfstellige Mehrumsätze.

Was genau du im Worst Case tust – die konkrete Reihenfolge der Sofortmaßnahmen, die Priorisierung, das Notfall-Protokoll – hängt von deiner spezifischen Situation ab. Ein Restaurant mit 3.000 Kontakten in der Datenbank hat andere Hebel als eines mit 200. Ein Stadtrestaurant hat andere Optionen als eines auf dem Land.

Warum die meisten Gastronomen keine Szenarien machen

Weil es sich unangenehm anfühlt, den Worst Case zu planen. Es fühlt sich an, als würde man Scheitern einladen.

Das Gegenteil ist wahr.

Wer den Worst Case durchgespielt hat, geht mit mehr Sicherheit in den Monat. Weil er weiß: Selbst wenn es schlecht läuft, habe ich einen Plan. Und diese Sicherheit verändert alles – auch die Entscheidungen, die du im Alltag triffst.

Ein Gastronom, der weiß, dass er bei 40.000 EUR im Januar Plan B hat, macht im August andere Entscheidungen als einer, der hofft, dass der Januar „schon irgendwie wird“.

Cashflow-Puffer: Wie viel Reserve brauchst du wirklich?

Jetzt wird es unbequem.

Die Investitionsquote in der deutschen Gastronomie liegt bei 1,7 % des Umsatzes. 1,7 %. Das bedeutet: Von 100 EUR Umsatz werden 1,70 EUR für die Zukunft zurückgelegt. Der Rest geht für Wareneinsatz (32 Cent pro Euro), Personal (40 Cent), Energie (9 Cent), Miete (12 Cent) und den Rest auf.

Die typische Umsatzrendite? 3–5 % vor 2020. Heute häufig nahe 0 % oder negativ.

Und jetzt die entscheidende Frage: Wie viel Liquiditätsreserve hat dein Restaurant?

Die Realität, die ich in 25 Jahren Beratung sehe: Die meisten Restaurants haben 2–4 Wochen Liquiditätsreserve. Das heißt: Wenn der Umsatz einen Monat komplett ausfällt, ist das Konto leer.

Das ist kein Puffer. Das ist ein Drahtseil ohne Netz.

Die Minimum-Reserve-Rechnung

Die Grundregel: Dein Restaurant braucht mindestens 2–3 Monatsfixkosten als liquide Reserve.

So rechnest du:

Fixkosten addieren:

• Personal (inkl. Lohnnebenkosten): typisch 30.000–50.000 EUR/Monat
• Miete/Pacht: 5.000–12.000 EUR/Monat
• Energie: 3.000–6.000 EUR/Monat
• Versicherungen, Lizenzen, Abos: 1.000–3.000 EUR/Monat

Beispielrechnung für ein Stadtrestaurant:

• Fixkosten: 40.000 EUR/Monat
• Minimum-Reserve (2,5 × Fixkosten): 100.000 EUR

100.000 EUR. Auf dem Konto. Nicht als theoretischer Wert, sondern als echte Liquidität.

Klingt viel? Ist es. Und genau deshalb haben es die meisten nicht. 88 % der Gastro-Insolvenzen betreffen Kleinstunternehmen mit maximal 10 Mitarbeitern. 49 % der insolventen Betriebe waren keine 5 Jahre alt. Nicht weil das Essen schlecht war – sondern weil der Puffer fehlte.

Wie du den Puffer aufbaust

Nicht über Nacht. Über 12–24 Monate.

Die Methode: Von jedem Monatsumsatz einen festen Prozentsatz auf ein separates Konto überweisen. Nicht das, was übrig bleibt – einen festen Betrag, BEVOR du andere Rechnungen bezahlst.

5 % des Umsatzes bei einem Restaurant mit 80.000 EUR Monatsumsatz = 4.000 EUR pro Monat. In 24 Monaten: 96.000 EUR Reserve.

Das klingt unmöglich, wenn deine Marge bei 0 % liegt. Dann ist die Reserve nicht dein Problem – dann ist deine Marge dein Problem. Und dafür gibt es Lösungen: Finanzplanung, die Kontrolle über deine Zahlen, und die richtigen Hebel an den richtigen Stellen.

Die individuelle Cashflow-Reserve-Formel – die Konzepttyp, Standort und saisonales Muster berücksichtigt – ist eine der Stellschrauben, die ich im Strategiegespräch mit Klienten erarbeite. Ein Fine-Dining-Restaurant braucht eine andere Reserve als eine Pizzeria, und ein saisonal abhängiger Betrieb eine andere als ein Stadtrestaurant mit gleichmäßiger Auslastung.

Was ich dir hier mitgeben kann: 2,5 × Monatsfixkosten ist das Minimum. Wenn du darunter liegst, ist das deine erste Priorität – vor jeder Marketing-Aktion, vor jeder Renovierung, vor jedem neuen Gericht auf der Karte.

Warum Cashflow-Puffer und saisonale Planung zusammengehören

Ein Cashflow-Puffer ohne saisonale Planung ist ein Rettungsboot, das du hoffentlich nie brauchst. Saisonale Planung ohne Cashflow-Puffer ist ein Fahrplan ohne Treibstoff.

Du brauchst beides.

Die saisonale Planung sorgt dafür, dass dein Umsatz vorhersehbar wird. Die 3-Szenarien-Methode sorgt dafür, dass du auf Abweichungen vorbereitet bist. Und der Cashflow-Puffer sorgt dafür, dass ein einzelner schlechter Monat dich nicht in die Insolvenz zwingt.

Das ist der O-Faktor im V.O.L.L.-System: Organisiert. Nicht organisiert im Sinne von „aufgeräumter Schreibtisch“. Organisiert im Sinne von: Dein Geschäft hat Strukturen, die dich tragen – auch wenn ein Monat mal nicht nach Plan läuft.

Die Kampagnen-Start-Checkliste: Wann was beginnen

Theorie ist gut. Praxis ist besser. Hier ist die Checkliste, die du für jeden saisonalen Anlass verwenden kannst.

90 Tage vorher: Konzeption

• Anlass definiert (was genau findet statt?)
• Zielgruppe festgelegt (wen willst du ansprechen?)
• Angebot kalkuliert (Menü, Preis, Marge?)
• Umsatzziel definiert (was soll die Aktion bringen?)
• Kanal-Mix festgelegt (wie erreichst du die Zielgruppe?)
• Budget festgelegt (was darfst du ausgeben?)
• Erfolgsmessung definiert (woran erkennst du, ob es funktioniert?)

60 Tage vorher: Vorbereitung

• Werbemittel erstellt (Flyer, Anschreiben, Social-Media-Grafiken)
• Team gebrieft (jeder kennt die Aktion und seine Rolle)
• Speisekarte/Menü vorbereitet (Einkauf geplant, Lieferanten informiert)
• Gästedatenbank segmentiert (wer bekommt welche Nachricht?)
• Partner angesprochen (lokale Unternehmen, Vereine, Kooperationspartner)
• Reservierungssystem vorbereitet (Online-Buchung möglich?)
• Raumdeko/Ausstattung bestellt (bei Events)

30 Tage vorher: Aktive Bewerbung

• Gästedatenbank angeschrieben (E-Mail, Brief, WhatsApp)
• Social-Media-Kampagne gestartet (3–4 Posts pro Woche zum Anlass)
• Flyer im Restaurant verteilt (Tischaufsteller, Beilage zur Rechnung)
• Lokale Medien informiert (Presse, Blogs, Stadtmagazin)
• Google My Business aktualisiert (Beitrag zum Event, Sonderöffnungszeiten)
• Partner-Kanäle aktiviert (Newsletter der Kooperationspartner, Empfehlungen)
• Erinnerungs-Mails geplant (7 und 3 Tage vor dem Anlass)

7 Tage vorher: Endspurt

• Letzte Erinnerung an die Gästedatenbank
• Team-Lagebesprechung (wer macht was, Ablaufplan steht)
• Einkauf finalisiert (alle Zutaten bestellt, Lager geprüft)
• Reservierungsstand geprüft (wie viele Buchungen, wie viele Plätze noch frei?)
• Worst-Case-Plan griffbereit (was passiert bei Absagen, Krankheit, Wetter?)
• Feedback-Mechanismus vorbereitet (wie sammelst du Rückmeldungen?)

Die Checkliste für die 6 wichtigsten Anlässe

Diese Tabelle hängst du in dein Büro. Nicht in eine Schublade. An die Wand, neben den Dienstplan.

Und dann machst du am 1. eines jeden Monats einen 15-Minuten-Check: Welcher Anlass ist in 90 Tagen? Habe ich angefangen, ihn zu planen?

Wenn die Antwort „Nein“ ist, fängst du jetzt an. Nicht morgen. Jetzt.

Warum saisonale Planung der O-Faktor in deinem V.O.L.L.-System ist

Lass mich dir etwas sagen, das unbequem ist.

Du kannst das beste Essen der Stadt kochen. Du kannst das freundlichste Team haben. Du kannst die schönste Einrichtung haben.

Wenn du nicht ORGANISIERT bist, frisst dich der Kalender.

Der O-Faktor im V.O.L.L.-System steht für Organisiert. Und er ist der Buchstabe, den die meisten Gastronomen unterschätzen.

Verlässlich (V) – ja, Stammgäste kommen. Lukrativ (L) – ja, die Speisekarte ist kalkuliert. Lebenswert (L) – ja, du willst weniger arbeiten.

Aber ohne das O steht alles auf wackeligem Fundament.

Organisiert bedeutet: Du hast Systeme. Nicht „ich habe einen Plan im Kopf“-Systeme, sondern echte, dokumentierte, wiederholbare Prozesse.

Die 90-Tage-Regel ist so ein System.

Der 12-Monats-Strategiekalender ist so ein System.

Die 3-Szenarien-Methode ist so ein System.

Der Cashflow-Puffer ist so ein System.

Einzeln sind sie hilfreich. Zusammen machen sie dein Restaurant wetterfest.

Ich habe hunderte Gastronomen begleitet. Die, die planen, überleben. Die, die reagieren, kämpfen. Ausnahmslos.

28 % der Gastro-Betriebe fürchteten 2024 konkret um ihre Existenz. Die Personalkosten sind seit 2019 um 25 % gestiegen, die Energiekosten um 125 %, der Wareneinsatz um 14,3 %. Und die Gäste kürzen als Erstes bei Restaurantbesuchen.

In diesem Umfeld ohne Plan zu arbeiten ist wie ohne Navi durch eine Stadt zu fahren, in der ständig Baustellen auftauchen.

Möglich? Ja.

Klug? Nein.

Häufige Fragen zur saisonalen Geschäftsplanung

Wie weit im Voraus sollte ich meine Restaurant-Aktionen planen?

Mindestens 90 Tage. Das ist keine willkürliche Zahl – es ist der Zeitraum, den eine gut vorbereitete Kampagne braucht: 30 Tage Konzeption, 30 Tage Vorbereitung, 30 Tage aktive Bewerbung. Für die Jahresplanung insgesamt solltest du einmal im Jahr – idealerweise im November/Dezember – das komplette nächste Jahr durchplanen. Grob, nicht perfekt. 2 Stunden reichen für die Übersicht.

Welche Monate sind für die Jahresplanung am wichtigsten?

September, Oktober und November. In diesen drei Monaten stellst du die Weichen für dein viertes Quartal (den umsatzstärksten Teil des Jahres) UND für dein erstes Quartal (den schwächsten). Wer im September die Firmenfeier-Offensive startet und im Oktober die Januar-Rettungskampagne plant, hat seinen Mitbewerbern 60–90 Tage Vorsprung.

Was mache ich, wenn mein Restaurant im Januar fast leer ist?

Wenn der Januar kommt und du keinen Plan hast, bist du zu spät für die 90-Tage-Regel. Aber nicht zu spät für Sofortmaßnahmen. Gästedatenbank anschreiben. Spezialangebot für Stammgäste. Aktivierungskampagne für inaktive Kontakte. Lokale Kooperationen starten. Das Wichtigste: Für den nächsten Januar planst du im Oktober. Dann sieht die Situation anders aus.

Wie hoch sollte meine Cashflow-Reserve als Gastronom sein?

Mindestens 2,5 × deine monatlichen Fixkosten. Bei 40.000 EUR Fixkosten sind das 100.000 EUR. Die meisten Restaurants haben deutlich weniger. Baue die Reserve über 12–24 Monate auf, indem du jeden Monat einen festen Prozentsatz (mindestens 5 % des Umsatzes) auf ein separates Konto überweist – bevor du andere Rechnungen bezahlst. Wer seine Zahlen besser im Griff haben will, findet im Restaurant-Controlling die wichtigsten Kennzahlen.

Brauche ich für jede Saison eine eigene Marketingkampagne?

Nicht für jede Saison – aber für jeden Anlass, der dir fünfstelligen Mehrumsatz bringen kann. Die 6 wichtigsten: Valentinstag, Ostern, Muttertag/Vatertag, Sommer-Hochsaison, Firmenweihnachtsfeiern und Silvester. Dazu kommen regionale Anlässe (Karneval, Oktoberfest, Stadtfeste). Weniger Kampagnen, dafür richtig geplant, schlagen 12 halbherzige Aktionen jedes Mal.

Was ist der Unterschied zwischen einem Marketingplan und einer saisonalen Geschäftsplanung?

Ein Marketingplan definiert deine Kanäle, dein Budget, deine Zielgruppe und deine Positionierung – das ist das WAS und WIE. Die saisonale Geschäftsplanung ergänzt die WANN-Dimension: Wann startest du welche Kampagne? Was passiert, wenn der Plan nicht aufgeht? Wie viel Reserve hast du? Ein Marketingplan ohne saisonale Planung ist ein Motor ohne Fahrplan. Beides zusammen bringt dich ans Ziel.

Wie plane ich mit saisonalen Mitarbeitern?

Personalplanung ist Teil der 90-Tage-Regel. 90 Tage vor der Hochsaison: Bedarf berechnen (wie viele Köpfe, welche Positionen). 60 Tage vorher: Stellen ausschreiben, Bewerber sichten. 30 Tage vorher: Einarbeitung starten. Die Personalfluktuation in der Gastronomie liegt bei 70–100 % – dreimal so hoch wie in der Gesamtwirtschaft. Wer saisonale Kräfte erst sucht, wenn er sie braucht, findet keine.

Kann ich mit der 90-Tage-Regel auch kurzfristige Chancen nutzen?

Ja. Die 90-Tage-Regel gilt für geplante saisonale Aktionen. Kurzfristige Chancen – ein Stadtfest das angekündigt wird, ein lokales Event, ein Medien-Auftritt – nimmst du trotzdem mit. Der Unterschied: Wenn du ein funktionierendes Planungssystem hast, hast du auch die Kapazität, kurzfristige Chancen zu nutzen. Wer von Woche zu Woche kämpft, hat diese Kapazität nicht – weil er permanent im Feuerlöschmodus steckt.

Fazit: Dein Restaurant braucht keinen besseren Januar – es braucht einen besseren August

Lass mich zusammenfassen, was diesen Artikel von einem normalen Planungsratgeber unterscheidet.

Es geht nicht um die Frage, was du im Januar, März oder Dezember machen kannst. Dafür gibt es das Marketing-Jahresrad, und dafür gibt es die einzelnen saisonalen Guides, die ich oben verlinkt habe.

Es geht um die Frage: Wann fängst du an, das vorzubereiten?

Die Antwort: 90 Tage vorher. Immer.

Die 5 Systeme, die dein Restaurant wetterfest machen:

1. Die 90-Tage-Regel – Jede Aktion braucht 30 Tage Konzeption + 30 Tage Vorbereitung + 30 Tage Bewerbung
2. Der 12-Monats-Strategiekalender – In jedem Monat lebst du in zwei Zeiten: Ausführung heute + Planung für in 90 Tagen
3. Die 3-Szenarien-Methode – Best Case, Base Case, Worst Case für jeden Monat. Maßnahmen vordefiniert.
4. Der Cashflow-Puffer – 2,5 × Monatsfixkosten als Minimum-Reserve. Aufgebaut über 12–24 Monate.
5. Die Kampagnen-Start-Checkliste – 90-60-30-7 Tage vor jedem Anlass. Klar, messbar, wiederholbar.

Das ist kein Luxus für große Ketten. Das ist das Minimum für jedes inhabergeführte Restaurant, das die nächsten 5 Jahre überleben will.

12.300 Restaurants haben 2025 geschlossen. Die meisten davon hatten kein Planungssystem. Sie hatten gutes Essen, engagierte Teams und volle Tische im Sommer.

Was sie nicht hatten: einen Plan für den Januar. Einen Puffer für den Worst Case. Ein System, das unabhängig von der Saison funktioniert.

Du hast jetzt die Werkzeuge, das anders zu machen.

Der erste Schritt: Mach den 15-Minuten-Check. Welcher Anlass ist in 90 Tagen? Hast du angefangen, ihn zu planen?

Wenn nicht: Heute ist Tag 1.

P.S. Du fragst dich, wie organisiert dein Restaurant wirklich ist – und wo die größten Lücken in deinem Planungssystem liegen? Der V.O.L.L.-Check zeigt dir in wenigen Minuten, wie stark dein O-Faktor (Organisiert) ist und welche der 4 GastroInsider Wachstumsfaktoren bei dir den größten Unterschied machen würden. Kostenlos, ohne Verkaufsgespräch.