Restaurant Weihnachtsfeier Werbung: Wie du Firmenweihnachtsfeiern gewinnst, bevor die Firma woanders anruft

Am 2. Dezember klingelt das Telefon. Eine Firma aus dem Gewerbegebiet, 24 Leute, nächsten Freitag, ob da noch etwas geht. Es geht nichts mehr, der Freitag ist seit Wochen voll. Du sagst ab, freundlich, und legst auf.

Die Feier findet trotzdem statt, drei Kilometer weiter, in dem Lokal, das die Firma im September angeschrieben hat.

Die Szene kennt jeder Wirt. Sie zeigt, wann Restaurant-Weihnachtsfeier-Werbung tatsächlich stattfindet: im September und Oktober, mit einer Liste von Firmen und drei Kontakten, lange bevor die erste Firma anruft. Im November werden nur noch Restplätze vergeben.

Firmenweihnachtsfeiern sind der Teil des Dezembers, den du planen kannst: fester Termin, festes Menü, feste Personenzahl, Anzahlung auf dem Konto. Sie liegen unter der Woche, wenn dein Gastraum sonst halb leer ist. Gebucht werden sie von Leuten, die im Oktober eine Entscheidung treffen müssen und dankbar sind, wenn ihnen jemand die Arbeit abnimmt.

Die Sequenz dafür passt auf eine Seite: eine Firmenliste an einem Nachmittag, ein Brief, ein Anruf, ein Paket pro Kopf, eine Anzahlung, ein Brief im Januar. Dolce Vita Uslar hat 54 Firmen kontaktiert und 37 Weihnachtsfeiern gebucht.

TL;DR: Werbung für Firmenweihnachtsfeiern beginnt im September, weil Firmen den Ort festlegen, bevor sie ihre Mitarbeiter im November einladen. Ein Restaurant braucht dafür eine Liste mit rund 50 Firmen im Umkreis, ein Paket mit Festpreis pro Kopf, einen Brief mit anschließendem Nachfassen und eine Anzahlung in der Bestätigung. Dolce Vita Uslar hat 54 Firmen kontaktiert und 37 Weihnachtsfeiern gebucht. Der letzte Schritt ist ein Brief im Januar.

Key Takeaways

Kernaussage	Praxis-Tipp
Firmen legen den Ort ihrer Weihnachtsfeier fest, bevor die Einladung an die Mitarbeiter geht	Briefe in der zweiten Septemberwoche verschicken, zwei Wochen später nachfassen
50 Firmen im Umkreis reichen für eine Kampagne	Liste an einem Nachmittag aus Kassendaten, Gewerbegebiet und Stammgästen bauen
Firmen kaufen Pakete pro Kopf, keine Speisekarte	Drei Stufen, Getränke geregelt, Anzahlung in der Bestätigung
Dolce Vita Uslar: 37 von 54 kontaktierten Firmen haben gebucht	Liste, Paket und Brief stehen, bevor der Oktober beginnt
Der Dezember ist erst im Januar fertig	Kontaktdaten erfassen, Organisator im Januar anschreiben

Warum Firmenweihnachtsfeiern der planbarste Umsatz deines Jahres sind

Dein Dezember hat zwei Hälften. Die eine kommt von allein: Adventswochenenden, Familien, Paare, Gäste, die ohne Reservierung vor der Tür stehen. Die andere Hälfte musst du holen, und genau die ist die wertvollere.

Eine Firmenweihnachtsfeier hat vier Eigenschaften, die ein normaler Abend nie hat. Die Personenzahl steht Tage vorher fest, du kaufst ein, was du brauchst. Das Menü steht fest, deine Küche arbeitet in Serie. Der Termin liegt unter der Woche, weil Firmen nach der Arbeit feiern und ihren Leuten das Wochenende lassen. Und die Anzahlung liegt auf deinem Konto, bevor der erste Gast kommt.

Dazu kommt der Effekt, den kaum jemand rechnet: 24 Menschen sitzen einen Abend lang in deinem Gastraum, die einzeln nie gekommen wären. Ein Teil davon kommt privat wieder. Firmenfeiern bedienen damit gleich drei der 4 GastroInsider Wachstumsfaktoren: neue Gäste, ein höherer Bon durch das Paket und Wiederbesuche im neuen Jahr.

Ein Rechenbeispiel, setz deine eigenen Zahlen ein: Zwölf Firmenfeiern im Dezember, im Schnitt 22 Personen, Paket zu 65 Euro pro Kopf. Das sind 1.430 Euro pro Abend und 17.160 Euro im Monat, verteilt auf Abende, an denen sonst wenig los ist. Jede dieser Feiern ist vier bis acht Wochen vorher gebucht und angezahlt.

Wer das mit dem Zufallsgeschäft an einem Dienstag im Dezember vergleicht, versteht, warum der Wettbewerb um diese Feiern im September entschieden wird. Alles, was danach kommt, ist Restplatzverwertung.

Was du jetzt tun kannst: Zähl die Firmenfeiern der letzten zwei Dezember. Schreib daneben, wie viele davon durch deine Ansprache kamen und wie viele durch Zufall. Diese zweite Zahl ist deine Lücke.

Wann musst du mit der Werbung für Weihnachtsfeiern anfangen?

Mit der Werbung für Weihnachtsfeiern beginnst du in der ersten Septemberwoche. Firmen laden ihre Mitarbeiter im November ein, also legen sie Ort und Termin im Oktober fest. Wer im September schreibt und Ende September nachfasst, ist bei dieser Entscheidung im Raum. Ab Mitte November vergibst du nur noch Restplätze an Firmen, die zu spät dran sind.

Rechne rückwärts vom Abend der Feier. Die Firma will ihren Leuten drei bis vier Wochen vorher Bescheid geben, damit niemand am Feiertermin im Urlaub ist. Vor der Einladung braucht sie einen Ort, ein Budget pro Kopf und ein Ja der Geschäftsführung. Diese drei Dinge klärt jemand im Oktober, nebenbei, zwischen zwei anderen Aufgaben.

Genau dieser Jemand ist dein Kunde. Er hat keine Lust, fünf Restaurants abzutelefonieren. Wenn auf seinem Schreibtisch ein Brief liegt, in dem Paket, Preis pro Kopf, freie Termine und eine Telefonnummer stehen, ist die Entscheidung halb gefallen.

Wer seine Mitarbeiter im November einlädt, hat den Ort der Weihnachtsfeier im Oktober festgelegt. Deshalb ist der September dein Monat für den Brief und der Oktober dein Monat für das Nachfassen.

Was, wenn du diesen Text erst im November liest? Dann rufst du deine Firmenkunden an und gehst bei den übrigen Firmen mit dem Paket vorbei, für Briefe ist es zu spät. Kleine Firmen mit acht bis fünfzehn Leuten entscheiden kürzer und feiern auch in der zweiten Dezemberwoche noch an einem Dienstag. Und du notierst dir den 1. September des nächsten Jahres im Kalender, mit der Liste, die du diesmal zu spät gebaut hast.

Was du jetzt tun kannst: Trag drei Termine ein: Firmenliste fertig (erste Septemberwoche), Briefe raus (zweite Septemberwoche), Nachfassen (letzte Septemberwoche). Der Rest des Fahrplans steht weiter unten.

Welche Firmen kommen als Gäste in Frage?

Für eine Weihnachtsfeier-Kampagne reichen 40 bis 60 Firmen im Umkreis von etwa zehn Kilometern mit acht bis 60 Mitarbeitern: Kanzleien, Praxen, Handwerksbetriebe, Autohäuser, Agenturen, Filialen von Banken und Versicherungen, Vereine mit Vorstand. Die Liste entsteht aus drei Quellen: deine Gästedatenbank, das Gewerbegebiet und die Stammgäste, die in diesen Firmen arbeiten.

Die Liste ist der Teil, an dem die meisten Restaurants scheitern, weil sie ihn für Recherche halten. Er ist Handarbeit für einen Nachmittag. Nenn ihn Firmenliste-Nachmittag und setz ihn in den Kalender, dann findet er statt.

Quelle eins ist deine Gästedatenbank. Wer bei dir mit Firmenrechnung gegessen hat, wer einen Mittagstisch im Team bucht, wer schon einmal eine Feier bei dir hatte: Diese Firmen kennen dich, und der Brief an sie ist eine Erinnerung, keine Kaltakquise.

Quelle zwei ist die Karte. Fahr das Gewerbegebiet ab oder geh die Hauptstraße entlang und notier Firmenschilder. Steuerberater, Anwälte, Zahnärzte, Physiotherapie, Elektriker, Sanitär, Autohaus, Bauunternehmen, die IT-Firma im Hinterhof, Bankfiliale, Versicherungsagentur. Wo ein Empfang oder ein Sekretariat ist, gibt es auch jemanden, der die Weihnachtsfeier organisiert.

Quelle drei sitzt an deinen Tischen. Deine Stammgäste arbeiten in genau diesen Firmen. Die Frage im Service kostet nichts: „Wer plant bei euch eigentlich die Weihnachtsfeier?“ Ein Name auf einem Zettel ist der beste Eintrag deiner Liste, weil der Brief dann an eine Person geht und mit einem Satz beginnt, der die Verbindung nennt.

Fünfzig Firmen im Umkreis von zehn Kilometern reichen für eine Weihnachtsfeier-Kampagne, und die Liste entsteht an einem Nachmittag. Mehr Adressen bringen wenig, wenn du die Anrufe danach nicht schaffst. Lieber 50 Firmen mit Brief und Anruf als 200 Briefe ohne zweiten Kontakt.

Zu jeder Firma gehören vier Felder: Name, Ansprechperson (wenn bekannt), Mitarbeiterzahl geschätzt, Quelle. Die Mitarbeiterzahl entscheidet, welches Paket du anbietest und ob dein Nebenraum reicht.

Was du jetzt tun kannst: Nimm die letzten sechs Monate Firmenrechnungen aus deiner Kasse. Das sind die ersten zehn bis zwanzig Einträge, und sie sind die wärmsten.

Das Angebot: ein Paket pro Kopf, drei Stufen, eine Anzahlung

Firmen kaufen keine Speisekarte. Wer eine Weihnachtsfeier organisiert, muss der Geschäftsführung eine Zahl nennen: Preis pro Kopf, alles drin. Ein Restaurant, das „Sie können gern à la carte wählen“ anbietet, gibt dieser Person eine Aufgabe zurück, die sie loswerden wollte.

Ein Restaurant verkauft Firmenweihnachtsfeiern als Paket pro Kopf mit festem Preis, nie als Speisekarte mit offenem Ende. Drei Stufen reichen: ein Menü mit drei Gängen, dasselbe mit Aperitif und Getränkepauschale für den Abend, und eine Stufe mit Nebenraum, vier Gängen und einem Extra, das zu deinem Haus passt. Die mittlere Stufe ist die, die du verkaufen willst; die beiden anderen geben ihr den Rahmen.

Wie du das Menü selbst kalkulierst und in drei Preisstufen aufbaust, steht im Beitrag zur Weihnachtsmenü-Vorlage. Auf der Verkaufsseite des Pakets zählen vier Dinge.

Getränke geregelt. Entweder Pauschale pro Kopf für eine feste Dauer oder Abrechnung nach Verbrauch mit einem Deckel, den die Firma vorgibt. Beides ist in Ordnung, offen lassen ist es nicht. Der Organisator will wissen, was am Ende auf der Rechnung steht.

Anzahlung in der Bestätigung. Ein Teil des Paketpreises bei Buchung, der Rest am Abend oder auf Rechnung mit kurzer Frist. Die Anzahlung sichert dir den Termin gegen das leise Verschwinden von Anfragen, und sie zeigt der Firma, dass der Termin ihr gehört.

Die Personenzahl wird an einem festen Stichtag verbindlich, danach zahlt die Firma die gemeldete Zahl. Wie eine Stornoregel formuliert sein muss, damit sie im Streitfall hält, klärst du einmal mit einem Anwalt und nutzt den Text dann jedes Jahr.

Der Freibetrag als Verkaufsargument, mit klarer Grenze. Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung, für zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 EStG). Bleibt die Zuwendung pro Mitarbeiter darunter, ist sie für die Mitarbeiter kein steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Für dein Paket heißt das: Liegt die mittlere Stufe mit Getränken deutlich unter dieser Grenze, hast du ein Argument, das der Organisator gegenüber der Geschäftsführung gern wiederholt. Was im Einzelfall gilt, klärt die Firma mit ihrem Steuerberater. Du nennst die Zahl, du berätst nicht.

Ein Blatt, eine Zahl, ein Termin. Das Paket steht auf einer Seite: drei Stufen, Preis pro Kopf, was drin ist, freie Termine des laufenden Monats, deine Durchwahl. Diese Seite ist gleichzeitig der zweite Teil deines Briefs.

Für den Fall, dass eine Firma lieber tagsüber kommt: Tagungen und Seminare unter der Woche laufen bei Firmen über ein anderes Budget als Feiern, und der Ansprechpartner sitzt im selben Büro.

Was du jetzt tun kannst: Schreib die drei Stufen mit Preis pro Kopf auf ein Blatt. Wenn du für eine Stufe länger als zehn Minuten brauchst, ist sie zu kompliziert.

Wie sprichst du Firmen an, ohne wie ein Vertreter zu wirken?

Firmen sprichst du mit einem Brief an und fasst zwei Wochen später nach, per Anruf nur bei Firmenkunden. Der Brief geht an eine Person, nennt den Grund der Ansprache und enthält Paket, Preis pro Kopf, freie Termine und deine Nummer. Der Anruf fragt, ob die Planung steht, und bietet zwei Termine an. Dolce Vita Uslar hat 54 Firmen kontaktiert und 37 Weihnachtsfeiern gebucht.

Ein Vertreter redet über sich. Ein Gastgeber nimmt jemandem eine Aufgabe ab. Der Unterschied steckt im ersten Satz des Briefs, und er entscheidet, ob der Brief auf dem Stapel landet oder auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung.

Die Drei-Kontakte-Folge besteht aus einem Brief, einem Anruf oder Besuch und einem dritten Kontakt, der zur Firma passt. Sie dauert drei Wochen und kostet Porto und drei Nachmittage.

Kontakt eins, der Brief. Papier, Umschlag, Briefmarke, handschriftlich adressiert, wenn du die Zeit hast. Ein Brief liegt auf dem Tisch, eine E-Mail liegt im Spam. Vier Bausteine, mehr nicht: das Paket, der Preis pro Kopf, die freien Termine und deine Durchwahl. Und ganz unten ein kurzer Datenschutzhinweis: woher du Namen und Adresse hast, dass die Person der Werbung jederzeit widersprechen kann und wo deine Datenschutzerklärung steht (Art. 14 und 21 DSGVO).

Den Wortlaut, der aus einem Angebot eine Einladung macht, gebe ich hier nicht wieder. Er hängt an deinem Konzept und wirkt ohne Kontext wie plumpe Werbung.

Kontakt zwei, der Anruf. Zehn bis vierzehn Tage nach dem Brief, bei Firmen, die schon bei dir Kunde sind, etwa mit einer früheren Feier oder Firmenrechnungen. Du fragst nicht, ob der Brief angekommen ist, das ist eine Frage nach Erlaubnis.

Anrufen darfst du nur diese Firmen. Ein Werbeanruf braucht die zumindest mutmaßliche Einwilligung der Firma (§ 7 UWG). Eine Firma aus dem Gewerbegebiet, die dich nicht kennt, hat sie nicht, und dein Brief ändert daran nichts. Sie bekommt als zweiten Kontakt deinen Besuch mit dem Angebot in der Hand oder eine Karte mit den freien Terminen.

Du fragst, ob die Weihnachtsplanung schon steht, und nennst zwei Termine, die noch frei sind. Wer noch nicht entschieden hat, bekommt dein Paket in Erinnerung gerufen. Wer schon woanders gebucht hat, bekommt einen Satz für den Januar. Fünfzehn Anrufe passen in einen Nachmittag zwischen Mittag und Abendservice.

Kontakt drei, das Passende. Bei Firmen aus der Nachbarschaft ist es der kurze Besuch mit dem Angebot in der Hand. Bei Firmen, die du aus der Datenbank kennst, ist es eine Karte mit dem Hinweis auf den letzten Besuch. Bei allen anderen ist es Ende Oktober eine zweite Karte mit den Terminen, die dann noch offen sind, und bei Firmenkunden ein zweiter Anruf. Der dritte Kontakt holt die Unentschlossenen, und Unentschlossene gibt es auf jeder Liste.

Dolce Vita Uslar hat 54 Firmen kontaktiert und 37 Weihnachtsfeiern gebucht, eine Abschlussquote von 69 Prozent. Die Zahl ist kein Versprechen, und wie die Kampagne in Uslar aufgebaut war, bleibt Klientenmaterial. Sie zeigt, wie viel Firmengeschäft in einer Liste von 54 Adressen stecken kann, wenn das Haus dahinter passt.

Ohne zweiten Kontakt bleibt jeder Brief ein Zufallstreffer. Der Brief öffnet die Tür, der zweite Kontakt geht hindurch. Wer nur schreibt, hat Porto bezahlt; wer schreibt und nachfasst, hat eine Kampagne.

Was du jetzt tun kannst: Schreib den ersten Brief an die Firma, die du am besten kennst. Lies ihn laut. Wenn im ersten Absatz dein Restaurant vorkommt und nicht die Firma, dreh die Reihenfolge um.

Werbung über die Gäste, die schon bei dir sitzen

Die zweite Hälfte deiner Weihnachtsfeier-Werbung braucht keine Adresse. Sie läuft im Gastraum, im Newsletter und auf dem Bon, bei Menschen, die dich schon mögen.

Die Gäste, die schon bei dir sitzen, arbeiten in den Firmen, die du suchst. Ein Tischaufsteller von September bis November mit einem Satz und der Durchwahl reicht: „Ihr sucht noch einen Ort für die Weihnachtsfeier? Fragt nach dem Firmenpaket.“ Kein Foto von Glühwein, keine Schneeflocken. Der Satz muss lesbar sein, wenn jemand auf die Rechnung wartet.

Der Bon-Beileger macht dasselbe auf dem Weg nach draußen. Eine Karte im Rechnungsmäppchen, ein Satz, die Nummer. Wer die Rechnung für den Firmen-Mittagstisch bezahlt, ist mit einiger Wahrscheinlichkeit die Person, die im Büro auch die Weihnachtsfeier organisiert oder sie kennt.

Der Newsletter an die Gäste, die ihn abonniert haben, bringt das Paket zu den Leuten, die im September nicht bei dir waren. Eine Ausgabe Anfang September mit den drei Stufen, eine Erinnerung Anfang Oktober mit den noch freien Terminen. Wer den Betreff liest, denkt an das Büro und leitet die Mail weiter.

Und dann der Service. Die Frage „Wer plant bei euch eigentlich die Weihnachtsfeier?“ kostet deine Leute drei Sekunden am Tisch, sobald eine Gruppe über die Arbeit redet. Die Antwort kommt auf einen Zettel, der Zettel kommt in die Liste, die Liste bekommt am nächsten Tag einen Brief. Das ist der kürzeste Weg zu einer Feier, und er kostet nichts außer Aufmerksamkeit.

Was du jetzt tun kannst: Gib deinem Team die eine Frage mit und häng einen Zettelblock an die Kasse. Was ihr in zwei Wochen sammelt, ist der Test für den Rest.

Der Fahrplan von September bis Januar

Der Fahrplan für Firmenweihnachtsfeiern beginnt in der ersten Septemberwoche und endet mit dem Brief im Januar, nie mit der Feier. Sechs Schritte, jeder mit einem Termin im Kalender.

Firmenliste-Nachmittag (erste Septemberwoche)

Kassendaten der letzten sechs Monate nach Firmenrechnungen durchsehen, Gewerbegebiet abfahren, Team nach Namen fragen. Ziel: 40 bis 60 Einträge mit Name, Ansprechperson, geschätzter Größe und Quelle.

Paket auf einer Seite (erste Septemberwoche)

Drei Stufen mit Preis pro Kopf, Getränkeregel, Anzahlung, Stichtag für die Personenzahl, freie Termine. Ein Blatt, das als Brief-Anlage und als Vorlage für den Tischaufsteller dient.

Briefe (zweite Septemberwoche)

Alle Einträge der Liste bekommen den Brief mit den vier Bausteinen und der Paketseite. Handschriftliche Adresse, wenn möglich. Versanddatum in die Liste eintragen, damit das Nachfassen terminiert ist.

Nachfassen (letzte Septemberwoche und Oktober)

Zehn bis vierzehn Tage nach dem Brief nachfassen, Firmenkunden per Anruf, alle anderen per Besuch oder Karte, zwei Termine anbieten, Ergebnis in die Liste: gebucht, offen, woanders. Offene Firmen bekommen Ende Oktober den dritten Kontakt.

Bestätigung und Anzahlung (laufend bis Mitte November)

Jede Zusage wird am selben Tag schriftlich bestätigt: Termin, Stufe, Personenzahl, Stichtag, Anzahlung, Kontakt für Rückfragen. Der Termin gilt, wenn die Anzahlung da ist. Ab Mitte November laufen die Feiern, und jede Feier endet mit einem Zettel: Wer hat organisiert, wie erreiche ich diese Person im Januar?

Januar-Brücke (erste Januarwoche)

Brief an jeden Organisator mit Dank und einem Anlass für das neue Jahr, Einladung an die Feiergäste, die ihre Kontaktdaten gelassen haben. Danach die Liste für den nächsten September sichern, mit allen Notizen.

Sechs Fehler, die Firmenfeiern kosten

Die Fehler sind immer dieselben, und sie kosten mehr als eine Feier, weil jede verlorene Feier auch die Wiederbuchung im nächsten Jahr mitnimmt.

1. Im November anfangen. Die Firmen haben entschieden, du verhandelst über Restplätze am Montag.
2. Ohne Paket anbieten. „Schauen Sie einfach auf unsere Karte“ gibt dem Organisator seine Arbeit zurück, und er nimmt das Haus, das ihm eine Zahl nennt.
3. Nur per E-Mail. Eine E-Mail an die allgemeine Adresse erreicht selten die Person, die entscheidet, und Werbung per E-Mail ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig (§ 7 UWG). Ein Brief an eine Person liegt auf dem Tisch.
4. Nicht nachfassen. Der Brief allein bringt die Firmen, die ohnehin gekommen wären. Der zweite Kontakt bringt die anderen.
5. Ohne Anzahlung bestätigen. Eine mündliche Zusage im Oktober ist im Dezember ein leerer Nebenraum, wenn die Firma zwischendurch woanders zugesagt hat.
6. Die Feier ohne Kontaktdaten beenden. 24 Leute gehen nach Hause, und du kennst von niemandem den Namen. Der Dezember war dann ein Abend, kein Anfang.

Firmenfeiern gehen in den meisten Restaurants am fehlenden zweiten Kontakt verloren, nicht am Preis. Der Preis wird verhandelt, wenn überhaupt; der fehlende Anruf wird nie verhandelt, er bleibt einfach aus.

Was du jetzt tun kannst: Geh die sechs Punkte mit deinem letzten Dezember durch und markier, welche zwei dich am meisten gekostet haben. Die kommen im Fahrplan ganz nach oben.

Die Januar-Brücke: Aus 24 Feiergästen werden Januar-Gäste

Der Dezember ist erst im Januar fertig. Eine Firmenfeier bringt dir 24 Menschen ins Haus, die einzeln nie gekommen wären, und einen Organisator, der deine Nummer hat. Beides ist nach dem Abend mehr wert als der Abend selbst, wenn du es festhältst.

Zwei Dinge passieren am Abend der Feier. Der Organisator bekommt am Ende ein kurzes Dankeschön und die Frage, ob du ihn im Januar wegen des nächsten Anlasses anschreiben darfst. Kaum jemand sagt nach einem gelungenen Abend nein.

Die Gäste bekommen am Tisch eine Möglichkeit, ihre Kontaktdaten zu lassen, freiwillig und mit einem Grund, der zu deinem Haus passt. Wie du diese Daten sauber sammelst und pflegst, steht im Beitrag zur Gästedatenbank.

Im Januar folgt der Brief. An den Organisator mit Dank und einem konkreten Anlass für das neue Jahr, an die Gäste mit einer Einladung in den ruhigsten Monat deines Jahres. Wie viel im Januar steckt, zeigt Dolce Vita Uslar: Eine eigene Januar-Kampagne brachte dort 800 Einlösungen und 32.000 Euro mehr Umsatz als im Vorjahr, in dem Monat, der in den meisten Restaurants der schwächste ist. Der Aufbau dieser Kampagne ist Klientenmaterial. Für die Januar-Brücke gilt: Wer im Dezember Kontakte sammelt, hat im Januar jemanden, den er einladen kann.

Die Januar-Brücke ist auch der Grund, warum die Liste vom September weitergeführt wird. Jede Firma, die gefeiert hat, steht im nächsten September ganz oben, mit dem Vermerk, wer organisiert hat und was gut lief. Wer keine Post mehr von dir will, fliegt sofort raus (Art. 21 DSGVO). Aus 50 kalten Adressen werden so über die Jahre 50 Beziehungen.

Was du jetzt tun kannst: Leg zwei Vorlagen an, bevor die erste Feier läuft: den Dankbrief an den Organisator und die Januar-Einladung an die Gäste. Im Dezember hast du keine Zeit mehr dafür.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollte ein Restaurant mit der Werbung für Weihnachtsfeiern beginnen?

In der ersten Septemberwoche. Firmen laden ihre Mitarbeiter im November ein und legen Ort und Termin deshalb im Oktober fest. Der Brief geht Mitte September raus, der zweite Kontakt folgt zehn bis vierzehn Tage später, der dritte Ende Oktober. Wer erst im November startet, ruft seine Firmenkunden an, besucht die übrigen Firmen persönlich und konzentriert sich auf kleine Firmen, die kurzfristig entscheiden.

Wie finde ich Firmen für Weihnachtsfeiern in meinem Restaurant?

Aus drei Quellen an einem Nachmittag: Firmenrechnungen der letzten sechs Monate aus deiner Kasse, Firmenschilder im Gewerbegebiet und an der Hauptstraße, und die Stammgäste, die in diesen Firmen arbeiten. 40 bis 60 Einträge mit Name, Ansprechperson, geschätzter Mitarbeiterzahl und Quelle reichen. Mehr Adressen helfen nur, wenn du die Anrufe danach noch schaffst.

Was gehört in ein Angebot für eine Firmenweihnachtsfeier?

Ein Preis pro Kopf in drei Stufen auf einer Seite: Menü, Getränkeregel (Pauschale oder Deckel), Nebenraum falls vorhanden, freie Termine, Anzahlung, Stichtag für die verbindliche Personenzahl und deine Durchwahl. Der Organisator muss der Geschäftsführung eine Zahl nennen können, ohne nachzurechnen. Eine offene Speisekarte ist für ihn Arbeit, ein Paket ist eine Entscheidung.

Wie viel darf eine Firma pro Mitarbeiter für die Weihnachtsfeier ausgeben?

Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung, für zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 EStG). Bleibt die Zuwendung darunter, ist sie für die Mitarbeiter kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die 110 Euro gelten inklusive Umsatzsteuer, und Begleitpersonen zählen mit; was sonst noch hineinfällt, klärt die Firma mit ihrem Steuerberater. Für dein Paket heißt das: Die mittlere Stufe mit Getränken sollte deutlich unter dieser Grenze liegen.

Brief, E-Mail oder Anruf: Wie spreche ich Firmen am besten an?

Mit einem Brief an eine Person und, bei Firmenkunden, einem Anruf zehn bis vierzehn Tage später. Der Brief trägt das Paket, die Termine und deine Nummer und liegt auf dem Schreibtisch; eine E-Mail an die allgemeine Adresse erreicht selten die Person, die entscheidet. Werbe-E-Mails brauchen eine vorherige Einwilligung, Werbeanrufe mindestens eine mutmaßliche (§ 7 UWG). Der Anruf fragt, ob die Planung steht, und bietet zwei Termine an. Der dritte Kontakt Ende Oktober holt die Unentschlossenen.

Wie sichere ich mich gegen Absagen ab?

Mit einer schriftlichen Bestätigung am Tag der Zusage und einer Anzahlung, die den Termin verbindlich macht. Die Bestätigung nennt Termin, Paketstufe, Personenzahl, den Stichtag, ab dem die gemeldete Zahl bezahlt wird, und die Regel für Absagen. Wie diese Regel formuliert sein muss, damit sie hält, klärst du einmal mit einem Anwalt und verwendest den Text danach jedes Jahr.

Lohnt sich Weihnachtsfeier-Werbung für ein kleines Restaurant mit 40 Plätzen?

Ja, mit anderer Zielgruppe. Ein Haus mit 40 Plätzen sucht Firmen mit acht bis 20 Mitarbeitern: Praxen, Kanzleien, Handwerksbetriebe, Filialen. Diese Gruppen passen an einen Tisch, entscheiden schneller und feiern gern unter der Woche, wenn der Gastraum ihnen fast allein gehört. Zehn solcher Feiern im Dezember sind planbarer Umsatz an Abenden, die sonst leer bleiben.

Wie werden aus Weihnachtsfeier-Gästen Stammgäste?

Indem die Feier mit Kontaktdaten endet und im Januar ein Brief folgt. Der Organisator bekommt Dank und einen Anlass für das neue Jahr, die Gäste eine Einladung in den ruhigen Januar. Wie viel im Januar steckt, zeigt Dolce Vita Uslar: Eine eigene Januar-Kampagne brachte dort 800 Einlösungen und 32.000 Euro mehr Umsatz als im Vorjahr. Für die Brücke gilt: Wer im Dezember Kontakte sammelt, hat im Januar jemanden, den er einladen kann.

Fazit

Restaurant-Weihnachtsfeier-Werbung ist eine Liste, ein Paket und drei Kontakte, verteilt auf drei Nachmittage im September und Oktober. Firmen entscheiden im Oktober, und sie entscheiden sich für das Haus, das ihnen die Arbeit abgenommen hat. Wer im November anfängt, verhandelt über Restplätze.

Dolce Vita Uslar hat 54 Firmen kontaktiert und 37 Feiern gebucht. Die Zahl zeigt, wie viel Firmengeschäft in einem inhabergeführten Haus stecken kann.

Das ist der V-Buchstabe in V.O.L.L., verlässlich: Umsatz, der im Kalender steht, bevor der Monat beginnt. Er hängt am O, organisiert, weil eine Liste ohne Termine nur ein Zettel ist. Wer den ganzen Event-Kanal aufbauen will, findet alle sechs Kanäle für Eventanfragen im Hub-Artikel dazu. Die Weihnachtsfeier ist der Teil davon, der im September entschieden wird.

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